李鬼何其多 CIO如何巧选IT监理
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来源: IT专家网 作者: 火星人 日期: 08.07.18

  IT项目建设失败的例子很多,有人将IT项目实施的高风险比喻为走钢丝,可见IT项目实施之难,而IT项目实施的低成功率也证明了这一点。如何判断一个IT项目的成败?如何监督IT项目的质量?外行的用户如何得到内行专家的指导?这是某著名IT调研公司近期调查问卷采访时,企业CIO最为关注的问题之一。

  土建工程时有豆腐渣工程,即在建设中缺工少料从而导致桥塌、房倒。而在IT项目中也有豆腐渣工程,另外IT项目建设往往更为烦琐、细致,甲方企业往往无法全部顾及。因此,在调查中许多CIO认为在IT项目上线时采用IT监理将能有效规避实施风险。

  一.一朝被蛇咬,十年怕井绳

  王兴是公司的CIO,但近来他并不轻松,公司正在实施的IT项目让他如履薄冰。公司的IT部门力量有限,平日里除了承担一些项目的实施外,大部分时间都忙于系统维护和对业务部门的IT操作培训。由于业务发展需要,公司在这个IT项目上投入了很多资源,下了相当大的“赌注”。王兴正为此事烦恼,想起前几次的其它IT项目实施上线,因为IT部门实力薄弱,技术人员的经验和能力不足,再加上他这个CIO对IT项目的把握和掌控能力还有所欠缺,几次都与IT厂商闹得不欢而散,IT项目也险些失利和下马暂停。因此,这一次无论对王兴还是公司的IT技术人员,这个IT项目都意味着新一轮的挑战和考验。

  忽然间王兴灵光一现,“此次IT项目意义重大,在经费紧张的情况下,老板仍然为此拨出了IT项目专项资金,老板对这一次IT项目抱有非常大的期望,而且本次IT项目牵扯的层面较多,风险很大。何不找一家IT监理公司帮我们进行项目监理来降低项目的实施风险。”

  老板听完王兴的提议,也很高兴,“如果真如你所说,IT监理可以降低项目实施风险,帮助我们有效监管项目进度并监督项目的实施质量,避免像以前的IT项目一样不断延期,我们倒是不妨一试,毕竟IT监理费相对于项目投入只占很少一部分,四两拨千斤,还是很划算的。”

  二.站在巨人肩膀,巧借IT监理

  IT项目建设不同于传统的工程项目。一直以来,如何降低IT项目的实施风险,提高项目实施的成功率是CIO非常关注和头痛的事情。事实证明,在IT项目中引入中立、客观、专业的第三方监理机构来监控和管理整个项目,是规避风险、提高IT项目成功率的有效方法之一。

  (1)什么是IT监理

  IT监理的出现打破了单纯的甲、乙双方的项目担当模式,在项目实施中引入第三方监理机制,可为IT项目的成功实施提供更多保障。IT监理是一种基于IT专业评估、过程控制、系统评测和技术调研的服务模式,它贯穿IT项目的投资决策、设计、施工、验收、维护等各个环节。而且,引入第三方IT监理,可打破甲方与乙方在IT技术方面的信息不对称,其最终目的在于对IT项目实施的全过程进行有效的监管,从而降低风险。

  就像建筑工程需要监理一样,IT项目要成功实施也应实行第三方监理制度。IT监理就像一个企业的生产人员和质检员互相独立一样,在企业实施信息化的时候,除了要找一个水平高、对自己了解的合作厂商伙伴外,还应有一个第三方来监督IT合作厂商和自己。例如,很多企业用户以为掏钱请了IT监理,IT监理就得替自己说话。其实,IT监理并非一味站在企业用户这一端。一方面IT监理有良好的专业知识,更有丰富的经验,能够判断出整个IT项目什么是最重要的,应该按照什么原则来处理;另一方面,在有些时候IT监理可能对企业用户提出的某些要求给予拒绝,从而确保IT项目不偏离正常的客观需求。

  的确,对大多数企业而言,每一个IT项目都意味着一个全新的领域,IT监理不仅可以降低项目风险,提高项目成功的几率,更重要的是可以借助IT监理这颗“外脑”提高老板、业务人员、甚至IT人员对项目的认识,并借助IT监理的公正和权威,有效处理IT部门与业务部门在部门利益上的纠缠。同时,还可以适当减轻IT项目对CIO和IT部门的压力,将部分风险和责任转移到IT监理身上,将项目中人的风险因素降到最低。

  (2)IT监理的内容

  对于IT监理的内容,信息产业部曾颁布《信息系统工程监理暂行规定》。此规定根据系统工程的实际状况,可以概括为“四控制”(即质量控制、进度控制、投资控制和变更控制)、“三管理”(合同管理、安全管理和信息管理)和“一协调”(协调项目甲乙双方关系)。

  用IT监理机制而不是用某个人来保证项目的成功实施,也许这就是越来越多的CIO开始选择IT监理的原因。事实表明,一套把咨询、监理和评价都涵盖进来的“IT监理”制度,可以最大程度地避免在IT项目出现的一些问题。IT监理涵盖了整个IT项目的事前、事中、事后的全过程。包括事前的对甲方需求是否合理、项目可行性报告和项目方案都要进行论证;事中实施监督(包括质量、进度和成本监督);项目完成以后,对项目效益和成果进行评估。

  (3)IT监理的作用

  ①监理的主要目标是质量控制、进度控制、成本控制

  IT监理可以帮助企业更合理的保证质量、进度、投资,并合理、客观的处理好它们之间的关系。确实,在IT项目建设中质量和进度是需要良好的项目管理来保证的,但在实际的过程中情况是千变万化的,项目建设是否一直符合建设规范,是否能一直保证项目质量、进度是企业非常担心的问题。例如,有些IT厂商在开始阶段有制定项目管理计划,但当发现进度开始偏离项目进度计划时,可能会干脆抛开计划,走到哪算哪,最后再顺延。或实在来不及,采取从最后期限倒推进度安排,省略一些过程,仓促赶进度。

  换句话说,监理公司在IT项目建设中第一项重要的工作就是检查IT厂商的项目管理是否足够规范、合理,项目建设能否按规范进行。因此,IT监理是由第三方独立的依据相关技术标准来对项目建设进行监督,对建设质量更能起到保驾护航的作用。

  ②监理可以合理地协调企业和IT厂商之间的关系

  其实这也是监理的一项主要工作。在IT项目建设中,很多时候企业和IT厂商都会有许多问题存在争议。这时,企业和IT厂商都希望由第三方在项目的立项、设计、实施、验收、维护等的各个阶段的效果都给予公正、恰当、权威的评价,这就需要IT监理公司来协调和保障这些工作的顺利进行。

  ③有效控制需求变更

  IT项目发生变更是十分普遍的现象,这会给IT项目的整体质量控制带来很大的风险。随着IT项目的深入建设,企业原来的看法会得到进一步提高,对业务需求也会有新的认识。这个时候,项目的双方常常会因某些需求变更产生较大的矛盾,变更会破坏了项目的节奏,造成整体质量的降低和项目进度的滞后,降低工作人员的效率和士气。

  而且,双方常常还会抱怨是对方使项目无法进行。这时监理公司的作用就十分重要,既要保证项目整体质量目标,又要对企业的各种变更要求予以区别对待,约束项目中不规范行为,加强双方对项目的风险控制。

  三.如何选择合适的IT监理

  IT项目建设失败的例子很多,不但造成了大量投资的浪费,而且还造成许多纠纷。大量的经验说明,IT厂商的水平如何,项目中是否有合理的监督,都会直接影响IT项目建设的质量。

  当王兴把要招标IT监理的消息一发出,立即得到了各家IT监理公司的关注,收到的监理方案更是五花八门,看价格也是天壤之别。IT监理的选择让王兴挑花了眼,谁是“李逵”,谁是“李鬼”,也真是让王兴难以决择。而且,各家所采用的监理方法不一,让外行人很难分辨其中的差别。

  (1)检查资质证明,杜绝形式监理

  这是从“硬指标”上对IT监理公司进行第一轮筛选,有资质证明和口碑良好的IT监理公司是会有一定的质量保证。在实际的IT监理中,争议最多的莫过于“形式监理”与“内容监理”,“形式监理”现象普遍存在,这也是企业选择IT监理时最怕遇到的“李鬼”。例如形式签字、形式到会,形式监督等。实际上,只有形式上的IT监理,而没有背后的专业能力和投入的话,整个监理业务的价值就无从体现。因此,有关的资质证明可以一定程度上分辨谁是“李鬼”。

  (2)考察是否有行业专家和专业经验

  IT监理的专业知识和经验是保证项目监理成败的关键。因为对IT项目建设中的问题准确判断并有效解决,是要求IT监理公司具有丰富的行业经验和强有力的IT专家。一个监理项目成不成功关键在于监理工程师能不能胜任,一个出色的监理工程师首先要非常懂IT技术,其次要有丰富的行业经验,最后还要掌握监理的规范和方法。

  因此,IT监理应要具有丰富的行业知识和专业经验,很难想象缺乏专业知识的监理人员能监督企业和IT项目实施厂商的工作。所以,监理公司需提供预派驻本项目监理队伍的从业人员相关背景,以确保监理人员水平能够满足项目需要,具备监督项目实施的能力。

  (3)参观同行业的典型案例

  IT监理公司需提供典型案例介绍,尤其是与本IT项目相同行业或相类似的案例,确保选择的IT监理公司具备本次项目实施的相关背景,包括技术背景、管理背景和行业背景。

  (4)考察和评估项目监理方案建议书

  最后,应详细考察IT监理公司提出的对本项目的理解和监理方案建议书。例如该项目关键的监理控制点,所使用的监理方法等。即使企业的IT知识比较缺乏,但结合IT项目厂商的建议方案,企业也能从中评估IT监理公司的真实水平,从而保障项目成功。

 
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